Акт выполненных работ в Казахстане: 8 полей, из-за которых акт возвращают
Акт возвращают из-за восьми полей: реквизиты сторон, номер и дата договора, наименование работ, объём и единицы, цена, сумма налога, итог и дата подписания. Почти все возвраты происходят из-за расхождения акта с договором и счётом, а не из-за ошибок внутри самого акта.
Короткий ответ: акт проверяется не сам по себе, а в связке с договором и счётом. Семь возвратов из десяти вызваны тем, что значение в акте не совпадает со значением в другом документе того же дела.
Восемь полей, которые смотрят первыми
- Реквизиты сторон. Наименование с организационно-правовой формой, БИН, адрес. Сверяются с договором дословно.
- Основание. Номер и дата договора. Опечатка в номере самая частая причина возврата.
- Наименование работ или услуг. Должно совпадать с предметом договора, а не описывать его своими словами.
- Объём и единицы измерения. Часы, штуки, метры. Единицы должны совпадать с теми, что в договоре и в счёте.
- Цена за единицу. Сверяется с приложением к договору или с дополнительным соглашением, если цена менялась.
- Сумма налога и ставка. Ошибка здесь приводит не к возврату, а к доначислению.
- Итоговая сумма цифрами и прописью. Классическое расхождение: поправили цифры, забыли пропись.
- Дата подписания. Не раньше даты договора и не позже отчётного периода, к которому акт относится.
Откуда берутся расхождения
| Причина | Как выглядит в акте | Чем заканчивается |
|---|---|---|
| Не учли дополнительное соглашение | Цена по первоначальному договору | Акт переподписывается |
| Скопировали прошлый акт | Старый номер договора или период | Возврат на исправление |
| Разные единицы измерения | В договоре часы, в акте дни | Спор об объёме |
| Округление построчно и в итоге | Итог не сходится на копейки | Правка и повторная подпись |
| Акт раньше договора | Дата подписания не стыкуется | Вопросы при проверке |
Порядок сверки, который закрывает большинство случаев
- Соберите дело: договор, все дополнительные соглашения, счёт, акт.
- Сверьте реквизиты сторон во всех четырёх документах.
- Сверьте номер и дату договора в счёте и в акте с самим договором.
- Сверьте суммы: договор или дополнительное соглашение, счёт, акт.
- Проверьте ставку налога и признак оборота.
- Проверьте порядок дат.
Вручную это занимает от десяти до двадцати минут на акт. При закрытии месяца с десятком подрядчиков набирается несколько часов однообразной работы, в которой ошибка почти гарантирована.
Что даёт автоматическая сверка
Комплект загружается целиком, сервис достаёт реквизиты, суммы и даты из каждого документа и сравнивает их между собой. Расхождение формулируется конкретно: сумма в акте 360 000 и в счёте 348 000 расходятся на 12 000. Такую формулировку можно сразу отправить подрядчику.
Отдельно проверяется то, что человек обычно не считает: контрольный разряд БИН, контрольная сумма IBAN, соответствие суммы прописью сумме цифрами.
Совет по закрытию месяца
Проверяйте акты по мере поступления, а не в последний день. При проверке пачкой в конце месяца ошибки находятся тогда, когда времени на переподписание уже нет, и акт уходит в следующий период. Проверка по одному делу занимает полминуты, и её можно встроить в момент получения документа.
Частые вопросы
Почему акт выполненных работ возвращают на исправление
Чаще всего из-за расхождения с договором или счётом: неверный номер договора, цена по старой редакции, другие единицы измерения или несовпадение итоговой суммы.
Что проверять в акте в первую очередь
Номер и дату договора, итоговую сумму и сумму налога. Эти три поля дают основную массу возвратов.
Как сверить акт с договором автоматически
Загрузить договор, дополнительные соглашения, счёт и акт одним делом. Сервис сравнит реквизиты, суммы и даты между документами и покажет, где именно они разошлись.
Что делать, если акт подписан с ошибкой
Исправлять по установленному порядку: оформлять исправленный документ. Поэтому сверка до подписания дешевле, чем исправление после.
Что с этим делать дальше
Если документы идут потоком, проверку стоит отдать сервису. DocVision Ai читает сканы и PDF, достаёт реквизиты, сверяет документы комплекта между собой и ведёт историю дел. Первые 50 дел в месяц бесплатно, дальше от 1500 тенге за комплект. Отдельный документ можно распознать онлайн без регистрации: файл читается в браузере и на сервер не уходит.