Комплект документов при приёме на работу в Казахстане: что собрать и что проверить
Комплект при приёме состоит из удостоверения личности, документа об образовании, трудовой книжки или сведений о стаже, справки о здоровье для отдельных должностей и заявления. Проверять надо не только наличие, но и совпадение данных между документами: фамилия, ИИН и даты расходятся чаще, чем кажется.
Короткий ответ: собрать нужно от пяти до двенадцати документов в зависимости от должности, а проверить в них три вещи: комплектность, сроки действия и совпадение данных между документами. Последнее пропускают чаще всего.
Что входит в комплект
| Документ | Нужен всегда | Что проверяем |
|---|---|---|
| Удостоверение личности | Да | Срок действия, ИИН и контрольный разряд, фамилия |
| Заявление о приёме | Да | Совпадение фамилии и ИИН с удостоверением, дата |
| Документ об образовании | Для квалифицированных должностей | Фамилия, специальность, год выдачи |
| Сведения о трудовой деятельности | Да, если стаж был | Непрерывность дат, совпадение фамилии |
| Справка о состоянии здоровья | Для отдельных работ | Срок годности справки, ИИН |
| Справка об отсутствии судимости | Для отдельных должностей | Дата выдачи, срок актуальности |
| Военный учёт | Для военнообязанных | Совпадение данных с удостоверением |
| Реквизиты для перечисления зарплаты | Да | Контрольная сумма IBAN, принадлежность счёта |
Три расхождения, которые встречаются чаще всего
- Фамилия написана по-разному. В удостоверении одна транслитерация, в дипломе другая, в заявлении третья. Формально это разные люди, и при проверке придётся объяснять.
- ИИН в заявлении с опечаткой. Человек переписывает номер от руки, кадровик набирает его в систему. Двенадцать знаков дают достаточно поводов ошибиться, и контрольный разряд это ловит.
- Даты в сведениях о стаже не стыкуются. Дата увольнения с прошлого места позже даты приёма на новое или между ними разрыв, которого по документам быть не должно.
Почему проверка комплекта важнее проверки документа
Каждый документ по отдельности оформлен правильно: удостоверение настоящее, диплом настоящий, заявление подписано. Проблема появляется на стыке, когда данные в них не совпадают. Такое расхождение не видно при последовательном чтении, потому что между чтением удостоверения и чтением заявления проходит время, и точное написание фамилии уже не держится в голове.
Сервис сравнивает документы попарно: фамилия из удостоверения против фамилии в заявлении, ИИН из удостоверения против ИИН в заявлении и в реквизитах, даты из сведений о стаже против даты приёма. На выходе список того, что не сошлось, с указанием документа.
Как это ускоряет работу кадровой службы
Приём одного сотрудника занимает у кадровика от пятнадцати минут до получаса, если проверять внимательно. При наборе группы из десяти человек это полный рабочий день только на сверку. При этом работа однообразная, а значит к концу дня внимание падает.
- Комплект загружается целиком, разбор занимает около половины минуты.
- Сразу видно, какого документа не хватает, не читая остальные.
- Расхождения выводятся списком, с ними можно сразу идти к сотруднику.
- История проверок остаётся в кабинете и при кадровой проверке отвечает на вопрос, что и когда смотрели.
На что обратить внимание при массовом наборе
Массовый набор отличается тем, что документы приходят частями и от разных людей. Практика показывает три правила.
- Заводите дело на каждого кандидата сразу, даже если комплект неполный: тогда видно, чего ждать.
- Проверяйте сроки действия справок в момент приёма, а не в момент подачи: справка о здоровье может успеть устареть.
- Сверяйте реквизиты для зарплаты с удостоверением: счёт должен принадлежать самому сотруднику, а не родственнику.
Частые вопросы
Какие документы обязательны при приёме на работу в Казахстане
Удостоверение личности, заявление, сведения о трудовой деятельности при наличии стажа и реквизиты для перечисления зарплаты. Документ об образовании, медицинская справка и справка об отсутствии судимости требуются для отдельных должностей.
Что чаще всего не сходится в комплекте кадровых документов
Написание фамилии в разных документах, опечатка в ИИН в заявлении и нестыковка дат в сведениях о трудовой деятельности.
Можно ли проверять кадровые комплекты автоматически
Да. Сервис читает документы, достаёт фамилию, ИИН, даты и реквизиты и сравнивает их между документами, а также показывает, какого документа в комплекте не хватает.
Хранит ли сервис персональные данные сотрудников
Нет. Документы читаются в браузере, на сервер уходит только исход проверки: что сошлось, что нет и по какой причине. Значения реквизитов в служебных таблицах не остаются.
Что с этим делать дальше
Если документы идут потоком, проверку стоит отдать сервису. DocVision Ai читает сканы и PDF, достаёт реквизиты, сверяет документы комплекта между собой и ведёт историю дел. Первые 50 дел в месяц бесплатно, дальше от 1500 тенге за комплект. Отдельный документ можно распознать онлайн без регистрации: файл читается в браузере и на сервер не уходит.