Должная осмотрительность: проверка контрагента и его документов
Проверка контрагента и проверка его документов это две разные задачи. Первая отвечает, существует ли компания и в каком она состоянии, вторая, соответствуют ли присланные документы этой компании и друг другу. Обе нужны, и обе надо фиксировать, иначе при споре доказать осмотрительность нечем.
Короткий ответ: проверьте компанию в открытых источниках, а её документы сверьте между собой. Первое делается бесплатно по БИН, второе требует работы с самим комплектом.
Что проверяется о компании
- Факт регистрации и действующий статус.
- Совпадение наименования и БИН с тем, что указано в договоре.
- Кто вправе подписывать: руководитель по данным регистрации.
- Наличие налоговой задолженности и участие в спорах, если это существенно для сделки.
- Адрес и его соответствие тому, что в документах.
Что проверяется в документах
| Проверка | Что показывает |
|---|---|
| Контрольный разряд БИН | Номер набран без ошибки |
| Совпадение БИН во всех документах | Документы об одной компании |
| Совпадение наименования дословно | Не подменено юрлицо группы |
| Полномочия подписанта | Договор подписан уполномоченным лицом |
| Реквизиты счёта в договоре и счёте | Платёж уйдёт туда, куда договорились |
| Даты выдачи справок | Документы актуальны на дату сделки |
Где обычно прячется риск
- Подмена юрлица группы. Переговоры с одной компанией, договор с другой, похожей по названию. Отличается одна буква или форма собственности.
- Смена банковских реквизитов на последнем шаге. Классическая схема увода платежа: новые реквизиты приходят письмом перед оплатой.
- Доверенность, выданная прежним руководителем. Формально недействительна, но выглядит обычно.
- Справки, полученные заранее. Документ подлинный, но на дату сделки уже неактуален.
Как зафиксировать, что проверка была
Осмотрительность это не только действие, но и доказательство действия. Через год вспомнить, что именно проверяли, невозможно, а вопрос задают именно тогда.
- Сохраняйте результат проверки в деле, а не в переписке.
- Фиксируйте дату проверки: справка, актуальная в марте, ничего не говорит о состоянии в сентябре.
- Храните исход сверки документов: что сравнивали и что сошлось.
- Подписанный ответ сервиса подходит как подтверждение: он показывает, что разбор не менялся после выдачи.
Порядок на практике
- Проверьте компанию по БИН в открытых источниках.
- Соберите комплект документов сделки в одно дело.
- Сверьте наименование, БИН, адрес и реквизиты между всеми документами.
- Проверьте полномочия подписанта и срок доверенности.
- Сохраните результат в деле с датой.
Первый пункт занимает пару минут, остальные четыре при автоматической сверке около минуты на комплект.
Частые вопросы
Чем проверка контрагента отличается от проверки документов
Первая отвечает, существует ли компания и в каком она состоянии. Вторая проверяет, что присланные документы относятся к этой компании и не противоречат друг другу.
Что чаще всего пропускают при проверке контрагента
Смену банковских реквизитов на последнем шаге и доверенность, выданную прежним руководителем.
Как доказать, что проверка проводилась
Сохранять результат в деле с датой. Подписанный ответ сервиса подходит как подтверждение, потому что показывает неизменность разбора после выдачи.
Достаточно ли проверить компанию по БИН
Нет. Компания может быть действующей, а документы сделки при этом относиться к другому юрлицу или содержать чужие реквизиты счёта.
Что с этим делать дальше
Если документы идут потоком, проверку стоит отдать сервису. DocVision Ai читает сканы и PDF, достаёт реквизиты, сверяет документы комплекта между собой и ведёт историю дел. Первые 50 дел в месяц бесплатно, дальше от 1500 тенге за комплект. Отдельный документ можно распознать онлайн без регистрации: файл читается в браузере и на сервер не уходит.