Проверка ЭСФ перед подписанием: что сверять с договором и накладной
Перед подписанием ЭСФ сверьте с договором и накладной шесть вещей: реквизиты сторон, номер и дату договора, наименование и количество, цену и сумму, ставку налога и валюту. Большинство отзывов и исправлений возникает из-за расхождения именно в этих полях, а не из-за ошибок в самом портале.
Короткий ответ: ЭСФ сверяется с договором и с накладной по шести группам полей. Если расхождение находится после подписания, документ придётся исправлять или отзывать, а это уже переписка и время.
Шесть групп полей
- Реквизиты сторон. БИН или ИИН, наименование, адрес. Сверяются с договором дословно, включая организационно-правовую форму.
- Основание. Номер и дата договора. Опечатка в номере встречается чаще всего и чаще всего проходит незамеченной.
- Наименование и количество. Позиции должны совпадать с накладной или актом, включая единицы измерения.
- Цена и сумма. Цена за единицу, сумма без налога, сумма налога, итог. Проверяется и построчно, и в итоге.
- Ставка и признак налога. Ставка, освобождение, признак оборота. Ошибка здесь дороже всего.
- Валюта и курс. Если расчёты в валюте, курс и дата курса должны соответствовать условиям договора.
Почему расхождения появляются
| Причина | Как выглядит |
|---|---|
| Дополнительное соглашение не учтено | Цена в ЭСФ по первоначальному договору |
| Копирование прошлой ЭСФ | Старый номер договора или старые реквизиты |
| Ручной ввод позиций | Количество или единица измерения отличаются от накладной |
| Округление | Итог расходится с суммой строк на копейки |
| Смена реквизитов контрагента | Счёт или адрес устарели |
Порядок проверки, который экономит время
Сверять ЭСФ построчно глазами долго и ненадёжно, особенно когда позиций десятки. Практичнее собрать комплект целиком: договор с дополнительными соглашениями, накладная или акт, счёт и сама ЭСФ. Дальше значения сравниваются между документами, а не читаются по очереди.
При таком порядке видно не «в ЭСФ что-то не так», а «сумма в ЭСФ и в накладной расходится на 4 500, позиция номер три». С такой формулировкой исправление занимает минуты.
Что проверять обязательно, даже когда времени нет
- БИН контрагента и его контрольный разряд.
- Номер и дату договора.
- Итоговую сумму и сумму налога.
- Ставку налога и признак оборота.
Эти четыре пункта закрывают большинство случаев, когда документ приходится выписывать заново.
Как выстроить проверку внутри компании
Проверка ЭСФ обычно распределена между людьми: менеджер знает договор, бухгалтер знает налоговую часть, склад знает фактическую отгрузку. Ошибка возникает на стыке, когда каждый проверил своё и уверен, что остальное проверил другой.
- Назначьте одну точку сверки. Кто-то один сравнивает ЭСФ с договором и накладной целиком, а не по своему участку.
- Сверяйте до подписания, а не после. Исправление подписанного документа стоит дороже, чем минута проверки.
- Держите дополнительные соглашения рядом с договором. Большая часть расхождений по цене возникает именно потому, что дополнительное соглашение не попало в комплект.
- Фиксируйте, что проверяли. При налоговой проверке через год восстановить по памяти, почему сумма была именно такой, невозможно.
Частые вопросы бухгалтерии
Что делать, если контрагент выставил ЭСФ с неверным номером договора. Попросить исправить до подписания. После подписания документ придётся исправлять по установленному порядку, и это отразится в учёте обеих сторон.
Можно ли принять ЭСФ, если сумма отличается на копейки. Расхождение из-за округления обычно объяснимо, но его нужно понимать: округление построчно и округление итога дают разный результат. Правило округления должно быть одно у обеих сторон.
Как быть с валютными договорами. Сверяйте не только сумму, но и курс и дату курса. Расхождение в дате курса даёт разницу, которая потом всплывает при закрытии периода.
Частые вопросы
Что сверять в ЭСФ в первую очередь
БИН контрагента, номер и дату договора, итоговую сумму и ставку налога. Эти поля дают основную массу исправлений и отзывов.
Почему ЭСФ расходится с накладной
Чаще всего из-за ручного ввода позиций и из-за того, что не учтено дополнительное соглашение к договору. Реже из-за округления итогов.
Можно ли автоматически сверить ЭСФ с договором и накладной
Да, если собрать комплект в одно дело. Сервис достаёт реквизиты и суммы из каждого документа и сравнивает их между собой, указывая, в каком документе какое значение.
Что делать, если расхождение нашли после подписания
Документ исправляется или отзывается по установленному порядку. Поэтому дешевле потратить минуту на сверку до подписания, чем разбираться после.
Что с этим делать дальше
Если документы идут потоком, проверку стоит отдать сервису. DocVision Ai читает сканы и PDF, достаёт реквизиты, сверяет документы комплекта между собой и ведёт историю дел. Первые 50 дел в месяц бесплатно, дальше от 1500 тенге за комплект. Отдельный документ можно распознать онлайн без регистрации: файл читается в браузере и на сервер не уходит.