Счёт, акт и договор разошлись по сумме: как найти причину
Расхождение сумм почти всегда имеет одну из пяти причин: не учтено дополнительное соглашение, разные правила округления, частичная отгрузка, ошибка ручного ввода или разные ставки налога. Найти источник быстрее всего сверкой всех документов дела сразу, а не попарно.
Короткий ответ: сравнивать надо не две суммы, а всю цепочку договор, дополнительное соглашение, счёт, акт и платёж. Расхождение обычно возникает на одном звене, а замечают его на другом.
Пять причин расхождения
- Не учтено дополнительное соглашение. Цена изменилась, счёт выставлен по первоначальному договору. Самая частая причина.
- Разные правила округления. Одна сторона округляет построчно, другая итог. На десятке позиций набегают копейки, и итоги не сходятся.
- Частичная отгрузка или этап. Акт на часть работ, счёт на весь объём или наоборот.
- Ошибка ручного ввода. Переставленные цифры в сумме, пропущенный разряд.
- Разные ставки или признак налога. Сумма без налога совпадает, итог нет.
Порядок поиска источника
| Шаг | Что сравниваем | Что это исключает |
|---|---|---|
| 1 | Сумма без налога в договоре и в счёте | Разницу в ставке налога |
| 2 | Цена за единицу и количество | Частичную отгрузку |
| 3 | Наличие дополнительных соглашений | Устаревшую цену |
| 4 | Сумма построчно против итога | Округление |
| 5 | Сумма прописью против цифр | Ошибку ввода |
Пройдя пять шагов, вы почти всегда находите источник. Проблема в том, что вручную это занимает от десяти до тридцати минут на одно дело, а при закрытии месяца таких дел десятки.
Как это выглядит при автоматической сверке
Документы дела загружаются целиком. Сервис достаёт суммы из каждого и сравнивает их между собой, отдельно сумму без налога, сумму налога и итог. Результат формулируется конкретно: итог в акте 360 000 и в счёте 348 000, сумма без налога совпадает, расхождение в сумме налога.
С такой формулировкой причина понятна сразу, без прохода по пяти шагам. Дальше остаётся решить, чья ставка верна, и это уже работа человека.
Что делать до закрытия месяца
- Проверяйте комплект в момент получения, а не в последний день периода.
- Держите дополнительные соглашения в том же деле, что и договор.
- Договоритесь с контрагентом о едином правиле округления и зафиксируйте его.
- Не принимайте акт с суммой, которая не бьётся со счётом: исправление после подписания дороже.
Когда расхождение допустимо
Есть случаи, когда разные суммы это норма, и их важно отличать от ошибки: частичная оплата, этапная сдача работ, удержание по договору, зачёт аванса. Во всех этих случаях расхождение должно быть объяснимо документом. Если документа нет, расхождение превращается в спор.
Частые вопросы
Почему сумма в счёте не совпадает с договором
Чаще всего потому, что не учтено дополнительное соглашение об изменении цены. Реже из-за частичной отгрузки или ошибки ввода.
Как быстро найти источник расхождения
Сравнить отдельно сумму без налога, сумму налога и итог. Это сразу показывает, в чём причина: в ставке, в объёме или в округлении.
Что делать, если акт уже подписан с неверной суммой
Оформлять исправленный документ по установленному порядку. Поэтому дешевле проверять комплект до подписания.
Можно ли сверять суммы автоматически
Да, сервис извлекает суммы из всех документов дела и сравнивает их между собой, показывая, какое именно значение и в каком документе разошлось.
Что с этим делать дальше
Если документы идут потоком, проверку стоит отдать сервису. DocVision Ai читает сканы и PDF, достаёт реквизиты, сверяет документы комплекта между собой и ведёт историю дел. Первые 50 дел в месяц бесплатно, дальше от 1500 тенге за комплект. Отдельный документ можно распознать онлайн без регистрации: файл читается в браузере и на сервер не уходит.