Акт сверки взаиморасчётов: как составить и как найти расхождение за минуту
Акт сверки это не первичный документ и не основание для проводки: он фиксирует, совпадают ли обороты и сальдо у двух сторон на дату. Расхождение почти всегда объясняется четырьмя причинами: документ проведён не в том периоде, сумма взята с НДС против суммы без НДС, платёж отнесён на другой договор, документ есть у одной стороны и отсутствует у второй. Быстрее всего причина ищется не глазами по строкам, а сравнением реквизитов и сумм между актом, счетами и платёжными поручениями.
Короткий ответ: акт сверки показывает, сходится ли задолженность у двух сторон на конкретную дату. Он ничего не доказывает сам по себе, но мгновенно показывает, что в учёте одной из сторон чего-то не хватает или что-то попало не туда.
Что должно быть в акте
Единой обязательной формы акта сверки в Казахстане нет, он составляется в произвольном виде. Но если поля ниже отсутствуют, документ бесполезен: по нему невозможно понять, что именно сверяли.
| Поле | Зачем нужно | Что ломается без него |
|---|---|---|
| Наименования и БИН обеих сторон | Однозначно определяет участников | Сверка с тёзкой или другим филиалом |
| Период сверки | Задаёт границы оборотов | Сальдо не сходится из-за разных периодов |
| Основание: договор, его номер и дата | Отделяет расчёты по разным договорам | Платёж по одному договору закрывает долг по другому |
| Входящее сальдо | Точка отсчёта | Спор переносится на прошлые периоды |
| Обороты по датам и документам | Показывает, какой документ учтён | Видно только итог, причина не ищется |
| Исходящее сальдо и чья задолженность | Итог сверки | Стороны трактуют знак по-разному |
| Подписи и печати обеих сторон | Подтверждает согласие | Односторонний акт не подтверждает ничего |
Подписанный обеими сторонами акт прерывает течение срока исковой давности: должник признал долг. Это его главная юридическая ценность, и именно поэтому его просят подписывать перед закрытием года.
Четыре причины расхождения сальдо
Когда сальдо не совпало, почти всегда работает одна из четырёх причин. Проверять их стоит в этом порядке, он идёт от самой частой к самой редкой.
- Документ проведён в разных периодах. Акт от 30 числа пришёл контрагенту 3 числа следующего месяца и проведён следующим периодом. Обороты за месяц разойдутся ровно на сумму этого акта, а за год сойдутся.
- НДС. Одна сторона показывает суммы с налогом, вторая без. Признак простой: расхождение равно ровно шестнадцати процентам от суммы или кратно им.
- Платёж отнесён не туда. В назначении платежа указан не тот договор или не тот счёт. Деньги пришли, но закрыли другую задолженность. Ищется по сумме платежа, а не по сальдо.
- Документа нет у одной из сторон. Накладная или акт потерялись при пересылке. Это единственная причина, где сверка реально находит утрату документа, а не ошибку учёта.
Почему поиск причины занимает часы
Бухгалтер получает акт сверки от контрагента в виде файла или скана и сравнивает его со своей оборотно-сальдовой ведомостью. Если в периоде двести операций, а расхождение одно, глазами оно ищется долго: строки идут в разном порядке, названия документов отличаются, суммы совпадают частично.
Механическая часть здесь та же, что и в любой сверке документов: сопоставить номера, даты и суммы между двумя источниками и показать, что есть в одном и отсутствует в другом. Это ровно та работа, которую машина делает без усталости, а человек на двухсотой строке начинает пропускать.
Как устроена такая сверка в общем виде, разобрано в статье что такое сверка комплекта документов. Отдельный документ можно прогнать прямо сейчас: распознавание онлайн читает скан акта и достаёт номера, даты и суммы, файл при этом остаётся в браузере.
Как сверять, если актов много
Когда сверок несколько десятков в квартал, порядок такой:
- Просить у контрагентов акт в виде таблицы, а не картинки. Скан читается, но текстовый файл читается точнее и быстрее.
- Сверять не итог, а обороты по документам. Итог говорит только о факте расхождения, обороты показывают причину.
- Сначала отсекать переходящие периоды: документы последних и первых чисел месяца.
- Проверять контрольные реквизиты: БИН контрагента и номер договора. Сверка не с тем юридическим лицом встречается чаще, чем кажется, особенно в группах компаний.
- Хранить подписанные акты вместе с делом, а не отдельной папкой. При споре они понадобятся вместе с договором и накладными.
Акт сверки и ЭСФ
Выписанные счета-фактуры живут в информационной системе, а акт сверки составляется в учётной программе. Данные расходятся, когда счёт-фактура выписан, а реализация в учёте не проведена или проведена другой суммой. Поэтому перед отправкой акта контрагенту полезно сверить свои же документы между собой: счёт, акт выполненных работ и счёт-фактуру. Что именно сверять, разобрано в статье проверка ЭСФ перед подписанием.
Когда сверку стоит автоматизировать
Считается просто. Если в месяц проходит больше двадцати сверок и на каждую уходит от получаса, это полная рабочая неделя бухгалтера в квартал. При этом работа не творческая: сравнение номеров, дат и сумм между двумя списками. Стоимость такой проверки через сервис считается за дело, а не за страницы, и обычно оказывается в несколько раз ниже стоимости этого времени. Расчёт есть на странице тарифов, первые пятьдесят дел в месяц бесплатны.
Частые вопросы
Обязателен ли акт сверки по закону
Нет. Законодательство Казахстана не требует составлять акты сверки и не устанавливает их форму. Это документ делового оборота: стороны сверяют расчёты добровольно, обычно перед закрытием года, при смене бухгалтера или перед претензией.
Можно ли по акту сверки сделать проводку
Нет. Акт сверки не первичный документ и основанием для проводки не является. Он только показывает расхождение, а исправляется оно по первичным документам: накладной, акту выполненных работ, счёту-фактуре, платёжному поручению.
Что делать, если контрагент не подписывает акт
Односторонний акт силы признания долга не имеет, но он фиксирует вашу позицию и дату обращения. Дальше расхождение разбирается по первичным документам, и в претензию идут они, а не акт сверки.
Прерывает ли акт сверки срок исковой давности
Да, если он подписан уполномоченным лицом должника и из него видно признание конкретной задолженности. Поэтому важно, чтобы подписант имел полномочия: как это проверить, разобрано в статье о доверенности.
Что с этим делать дальше
Если документы идут потоком, проверку стоит отдать сервису. DocVision Ai читает сканы и PDF, достаёт реквизиты, сверяет документы комплекта между собой и ведёт историю дел. Первые 50 дел в месяц бесплатно, дальше от 1500 тенге за комплект. Отдельный документ можно распознать онлайн без регистрации: файл читается в браузере и на сервер не уходит.