Электронный документооборот в Казахстане: как он устроен на практике
Электронный документооборот в Казахстане это не одна система, а несколько слоёв: государственные сервисы, где обязанности заданы законом, обмен документами с контрагентами и внутреннее согласование внутри компании. Обязательная часть касается счетов-фактур и отчётности, остальное компания выбирает сама. Больше всего ручной работы остаётся на стыке: документы приходят вперемешку, часть электронно, часть бумагой и фотографиями.
Короткий ответ: единого электронного документооборота не существует. Есть обязательная государственная часть, есть обмен с контрагентами и есть внутренние процессы компании. Путаница обычно начинается там, где эти три слоя сходятся.
Три слоя
| Слой | Что в нём | Обязательность |
|---|---|---|
| Государственный | Счета-фактуры, налоговая отчётность, обращения в госорганы | Обязателен в установленных случаях |
| Межкорпоративный | Договоры, акты, накладные с контрагентами | По соглашению сторон |
| Внутренний | Заявки, согласования, приказы, кадровые документы | На усмотрение компании |
Что делает подпись
Электронная цифровая подпись решает две задачи: подтверждает, кто подписал, и фиксирует, что после подписания документ не менялся. Вторая часть важнее, чем кажется: именно она отличает подписанный электронный документ от файла, который можно незаметно поправить. Признаки правки в обычном скане приходится искать глазами, и об этом отдельная статья признаки отредактированного скана.
Подпись выдаётся на конкретное лицо и имеет срок действия. Отсюда две частые проблемы на практике: документ подписан лицом, у которого нет соответствующих полномочий, и подпись просрочена на дату подписания. Первое проверяется по доверенности и уставным документам, об этом статья как проверить полномочия подписанта.
Счета-фактуры
Выписка электронных счетов-фактур в установленных случаях обязательна, и это самая формализованная часть документооборота: есть сроки выписки, есть ответственность за нарушение, есть регистрационный номер. Именно поэтому здесь чаще всего и обнаруживаются расхождения с остальными документами сделки: счёт-фактура выписан по одним данным, а акт и договор содержат другие. Что с чем сверять, разобрано в статье проверка ЭСФ перед подписанием.
Где остаётся ручная работа
Даже в компании с внедрённым документооборотом часть потока приходит вне системы:
- контрагент не подключён к обмену и присылает подписанный скан почтой;
- счёт приходит фотографией в мессенджере;
- документы от физических лиц приходят бумагой;
- кадровые документы частично остаются на бумаге с живой подписью;
- архив за прошлые годы лежит в коробках.
Этот поток и есть основная нагрузка: его нужно принять, распознать, связать с делом и проверить. Отдельный документ можно прогнать на странице распознавания онлайн, а для потока считается по делам, и первые пятьдесят дел в месяц бесплатны: смотрите тарифы.
С чего начинать внедрение
- Описать реальный маршрут документа сегодня, а не желаемый. Обычно выясняется, что маршрутов несколько и они не совпадают.
- Посчитать поток: сколько документов в месяц, какой доли из них нет в электронном виде.
- Начать с одного вида документов, где больше всего объёма: обычно это счета и акты.
- Решить вопрос приёма документов извне: единая точка входа вместо почты, мессенджеров и бумаги.
- Задать правила именования и хранения до того, как в архив попадёт первая тысяча файлов.
- Проверять комплектность дела, а не отдельные документы: чего не хватает, видно только на комплекте.
Как перевести в электронный вид накопленный бумажный архив, разобрано в статье оцифровка бухгалтерского архива, а организация хранения в статье электронный архив документов.
Чего ждать по времени
Техническая часть внедрения обычно занимает недели, а смена привычек месяцы. Главный признак того, что внедрение состоялось: сотрудники перестали пересылать документы в обход системы. Пока параллельно живут почта и мессенджеры, документооборот остаётся бумажным по сути, просто файлы лежат в другом месте.
Частые вопросы
Обязателен ли электронный документооборот для всех компаний
Обязательна государственная часть в установленных случаях, прежде всего выписка электронных счетов-фактур и сдача отчётности. Обмен документами с контрагентами и внутреннее согласование компания выбирает сама.
Заменяет ли электронная подпись печать и живую подпись
В электронном документе да, при соблюдении требований к подписи и полномочиям подписанта. Но документ, подписанный лицом без полномочий, остаётся спорным независимо от того, электронная подпись или живая.
Что делать с контрагентами, которые не переходят на обмен
Принимать документы в том виде, в каком они приходят, но приводить их к единому виду на входе: распознавать, извлекать реквизиты, связывать с делом. Иначе часть потока остаётся вне учёта до закрытия месяца.
Нужно ли хранить бумажные оригиналы после перехода
Да, пока не истекли установленные сроки хранения. Электронная копия бумажного документа не заменяет оригинал сама по себе, а сроки хранения зависят от вида документа.
Что с этим делать дальше
Если документы идут потоком, проверку стоит отдать сервису. DocVision Ai читает сканы и PDF, достаёт реквизиты, сверяет документы комплекта между собой и ведёт историю дел. Первые 50 дел в месяц бесплатно, дальше от 1500 тенге за комплект. Отдельный документ можно распознать онлайн без регистрации: файл читается в браузере и на сервер не уходит.